Heracles Almelo is een professionele voetbalclub met een sterke band met de regio en een brede organisatie achter het eerste elftal. Naast de sportieve prestaties spelen commerciële slagkracht, communicatie en de beleving van supporters een steeds grotere rol.
De uitdaging
Heracles Almelo wilde AI inzetten op een manier die medewerkers echt helpt in hun dagelijkse werk, en die tegelijk de service aan supporters verbetert. De behoefte lag op meerdere plekken:
- ondersteuning van Marketing & Communicatie;
- versterking van de commerciële afdeling;
- snellere en betere informatie voor supporters.
AI zou uiteindelijk de hele organisatie raken. Toch koos de club ervoor om klein te beginnen, zonder de manier van werken ingrijpend te veranderen.
De aanpak
Artific introduceerde AI stap voor stap, met als uitgangspunt: klein beginnen en praktisch waarde toevoegen. Door gefaseerd te werken was er ruimte om te testen en daarna gericht op te schalen.
De eerste toepassingen kwamen bij de afdelingen met de meest directe behoefte:
- Marketing & Communicatie en Commercie werken met de AI ToolBox: één centrale omgeving om teksten te schrijven en te herschrijven, informatie te analyseren en samen te vatten, en ideeën te bedenken.
- Commercie heeft daarnaast een AI-assistent als digitale collega. Die helpt bij het voorbereiden van salesgesprekken, bij klantstrategie en bij het uitwerken van voorstellen.
- Supporters krijgen hulp van Sammy, de web-assistent op heracles.nl. Sammy beantwoordt dag en nacht vragen over onder meer tickets, merchandise en de club. Veelgestelde vragen handelt hij zelf af.
Door interne ondersteuning en service aan supporters te combineren, is AI praktisch en schaalbaar onderdeel geworden van het dagelijkse werk bij Heracles Almelo.
Het resultaat
Sinds de web-assistent en de interne AI-oplossingen live zijn, is de impact zowel binnen als buiten de club te zien:
- Sammy voert meer dan 1.000 chats per maand, over zeven verschillende thema’s;
- de meest gestelde vragen gaan over tickets en openingstijden;
- 55 medewerkers gebruiken AI actief in hun werk;
- de commerciële afdeling maakt er elke maand meer dan 20 concrete salesvoorstellen mee.
Supporters krijgen sneller antwoord, en medewerkers hoeven minder tijd te besteden aan veelgestelde vragen. Minder handwerk, sneller werken en een betere bereikbaarheid, zonder dat de club anders is gaan werken.
