ROC van Twente is een grote mbo-instelling met ruim 20.000 studenten en locaties in onder meer Hengelo en Almelo. Veel afdelingen werken er met heel verschillende processen, van financiën en subsidies tot marketing en communicatie. De wens: slimmer werken met AI, zonder concessies aan veiligheid, privacy en controle over data.
De uitdaging
In een onderwijsinstelling als ROC van Twente zijn veel processen arbeidsintensief en draaien ze om informatie. Tegelijk gelden er strenge eisen voor privacy, security en het gebruik van data. Dat maakt AI kansrijk, maar ook complex.
De uitdagingen waren concreet:
- veel interne processen zijn tijdrovend en versnipperd;
- informatie komt uit verschillende dashboards en systemen;
- subsidietrajecten zijn complex, met veel regels en documentatie;
- tekstuele onderbouwing kost veel tijd en herhaalwerk;
- er is grote zorg over de veiligheid en privacy van studentgegevens.
Een implementatie van bovenaf bleek lastig binnen de organisatie. De vraag was dus: hoe introduceer je AI op een manier die werkt en die gedragen wordt?
De aanpak
Samen met ROC van Twente koos AI-Supportgroup, partner van Artific, voor een aanpak van onderop: niet vanuit beleid of structuur, maar vanuit concrete behoeften op de afdelingen.
Eerst was er uitgebreid overleg met de technische teams en de security officers. Daarin werd vastgesteld dat het Artific-platform voldoet aan alle eisen voor privacy en dataveiligheid: ROC van Twente houdt volledige controle over de data en er worden geen studentgegevens uitgewisseld. Pas daarna ging de eerste afdeling aan de slag, in een volledig afgeschermde omgeving.
Die eerste afdeling was Financiën. Daar helpt AI bij het werken met financiële data en dashboards, en bij het structureren en schrijven van subsidieaanvragen, met een AI-subsidie Assistent die speciaal voor ROC van Twente is ontworpen. Door klein te beginnen en stap voor stap te testen en te verbeteren, was er snel zichtbaar resultaat.
Het resultaat
Het effect bleef niet beperkt tot één afdeling:
- AI wordt succesvol ingezet op de financiële afdeling;
- security en IT hebben centraal volledig akkoord gegeven;
- het vertrouwen in AI groeit binnen de organisatie;
- Marketing & Communicatie is aangehaakt en gebruikt AI voor content, websiteteksten en optimalisatie;
- andere afdelingen sluiten op eigen initiatief aan.
De financiële afdeling groeide uit tot ambassadeur. In plaats van opgelegd gebruik ontstaat er nu vraag vanuit de organisatie zelf: afdelingen horen over het succes en melden zich met de vraag of het ook voor hen kan werken. Omdat veiligheid vanaf het begin centraal stond, is er vertrouwen, en dat vertrouwen maakt opschalen mogelijk.
