ROC van Twente es un gran centro neerlandés de formación profesional (mbo) con más de 20.000 estudiantes y sedes en Hengelo y Almelo, entre otras ciudades. Muchos departamentos trabajan allí con procesos muy distintos, de las finanzas y las subvenciones al marketing y la comunicación. El deseo: trabajar de forma más inteligente con IA, sin renunciar a la seguridad, la privacidad ni el control de los datos.
El reto
En un centro educativo como ROC van Twente, muchos procesos requieren mucho trabajo y giran en torno a la información. Al mismo tiempo, rigen requisitos estrictos de privacidad, seguridad y uso de los datos. Eso hace que la IA sea prometedora, pero también compleja.
Los retos eran concretos:
- muchos procesos internos consumen mucho tiempo y están fragmentados;
- la información procede de distintos dashboards y sistemas;
- las solicitudes de subvenciones son complejas, con muchas normas y mucha documentación;
- la justificación por escrito cuesta mucho tiempo y trabajo repetitivo;
- existe una gran preocupación por la seguridad y la privacidad de los datos de los estudiantes.
Una implantación impuesta desde arriba resultaba difícil dentro de la organización. La pregunta era, por tanto: ¿cómo se introduce la IA de una forma que funcione y que cuente con respaldo?
El enfoque
Junto con ROC van Twente, AI-Supportgroup, socio de Artific, optó por un enfoque desde abajo: no a partir de políticas o estructuras, sino de necesidades concretas en los departamentos.
Primero hubo una consulta a fondo con los equipos técnicos y los responsables de seguridad. En ella se constató que la plataforma de Artific cumple todos los requisitos de privacidad y seguridad de los datos: ROC van Twente mantiene el control total sobre los datos y no se intercambian datos de estudiantes. Solo entonces se puso en marcha el primer departamento, en un entorno totalmente aislado.
Ese primer departamento fue Finanzas. Allí la IA ayuda a trabajar con datos financieros y dashboards, y a estructurar y redactar solicitudes de subvenciones, con un asistente de IA para subvenciones diseñado especialmente para ROC van Twente. Empezar en pequeño y probar y mejorar paso a paso dio resultados visibles enseguida.
El resultado
El efecto no se quedó en un solo departamento:
- la IA se usa con éxito en el departamento financiero;
- seguridad y TI han dado su aprobación completa de forma centralizada;
- la confianza en la IA crece dentro de la organización;
- Marketing y Comunicación se ha sumado y usa la IA para contenidos, textos web y optimización;
- otros departamentos se incorporan por iniciativa propia.
El departamento financiero se convirtió en embajador. En lugar de un uso impuesto, ahora la demanda surge de la propia organización: los departamentos oyen hablar del éxito y se presentan con la pregunta de si también les puede servir a ellos. Como la seguridad estuvo en el centro desde el principio, hay confianza, y esa confianza es la que hace posible escalar.
