ROC van Twente est un grand établissement néerlandais d’enseignement professionnel (mbo) qui compte plus de 20 000 étudiants et des sites notamment à Hengelo et à Almelo. De nombreux services y travaillent avec des processus très différents, des finances et des subventions au marketing et à la communication. Le souhait : travailler plus intelligemment avec l’IA, sans concession sur la sécurité, la confidentialité et le contrôle des données.
Le défi
Dans un établissement d’enseignement comme ROC van Twente, beaucoup de processus demandent beaucoup de travail et tournent autour de l’information. En même temps, les exigences en matière de confidentialité, de sécurité et d’utilisation des données sont strictes. Cela rend l’IA prometteuse, mais aussi complexe.
Les défis étaient concrets :
- beaucoup de processus internes sont chronophages et fragmentés ;
- l’information provient de différents tableaux de bord et systèmes ;
- les dossiers de subvention sont complexes, avec beaucoup de règles et de documentation ;
- l’argumentation écrite prend beaucoup de temps et implique des tâches répétitives ;
- la sécurité et la confidentialité des données des étudiants suscitent de fortes inquiétudes.
Une mise en œuvre imposée d’en haut s’est révélée difficile au sein de l’organisation. La question était donc : comment introduire l’IA d’une manière qui fonctionne et qui soit acceptée par tous ?
L’approche
Avec ROC van Twente, AI-Supportgroup, partenaire d’Artific, a choisi une approche partant de la base : non pas à partir d’une politique ou d’une structure, mais à partir des besoins concrets des services.
Il y a d’abord eu une concertation approfondie avec les équipes techniques et les responsables de la sécurité. Elle a permis d’établir que la plateforme Artific répond à toutes les exigences en matière de confidentialité et de sécurité des données : ROC van Twente garde le contrôle total de ses données et aucune donnée d’étudiant n’est échangée. Ce n’est qu’ensuite que le premier service s’est lancé, dans un environnement entièrement cloisonné.
Ce premier service était celui des Finances. L’IA y aide à travailler avec les données financières et les tableaux de bord, et à structurer et rédiger les demandes de subvention, avec un assistant IA pour les subventions conçu spécialement pour ROC van Twente. En commençant petit, puis en testant et en améliorant pas à pas, les résultats ont été rapidement visibles.
Le résultat
L’effet ne s’est pas limité à un seul service :
- l’IA est utilisée avec succès au service financier ;
- la sécurité et l’informatique ont donné leur accord complet au niveau central ;
- la confiance dans l’IA grandit au sein de l’organisation ;
- le service Marketing & Communication a suivi et utilise l’IA pour le contenu, les textes du site web et l’optimisation ;
- d’autres services rejoignent le mouvement de leur propre initiative.
Le service financier est devenu ambassadeur. Au lieu d’un usage imposé, la demande vient désormais de l’organisation elle-même : les services entendent parler du succès et viennent demander si cela pourrait aussi fonctionner pour eux. Parce que la sécurité a été au centre dès le départ, la confiance est là, et c’est cette confiance qui rend la montée en puissance possible.
