KI als sicherer Beschleuniger interner Prozesse bei ROC van Twente

ROC van Twente ist eine große Einrichtung der beruflichen Bildung (mbo) mit gut 20.000 Studierenden und Standorten unter anderem in Hengelo und Almelo. Viele Abteilungen arbeiten dort mit sehr unterschiedlichen Prozessen, von Finanzen und Fördermitteln bis zu Marketing und Kommunikation. Der Wunsch: klüger arbeiten mit KI, ohne Abstriche bei Sicherheit, Datenschutz und Kontrolle über die Daten.

Die Herausforderung

In einer Bildungseinrichtung wie ROC van Twente sind viele Prozesse arbeitsintensiv und drehen sich um Informationen. Gleichzeitig gelten strenge Anforderungen an Datenschutz, Sicherheit und die Nutzung von Daten. Das macht KI vielversprechend, aber auch komplex.

Die Herausforderungen waren konkret:

• viele interne Prozesse sind zeitaufwendig und zersplittert;
• Informationen kommen aus verschiedenen Dashboards und Systemen;
• Förderverfahren sind komplex, mit vielen Regeln und viel Dokumentation;
• schriftliche Begründungen kosten viel Zeit und Wiederholungsarbeit;
• es gibt große Sorge um die Sicherheit und den Schutz der Daten von Studierenden.

Eine Einführung von oben erwies sich in der Organisation als schwierig. Die Frage war also: Wie führt man KI so ein, dass sie funktioniert und mitgetragen wird?

Der Ansatz

Gemeinsam mit ROC van Twente entschied sich AI-Supportgroup, Partner von Artific, für einen Ansatz von unten: nicht aus Richtlinien oder Strukturen heraus, sondern aus konkreten Bedürfnissen in den Abteilungen.

Zuerst gab es ausführliche Abstimmungen mit den technischen Teams und den Security Officers. Dabei wurde festgestellt, dass die Artific-Plattform alle Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit erfüllt: ROC van Twente behält die volle Kontrolle über die Daten, und es werden keine Daten von Studierenden ausgetauscht. Erst danach legte die erste Abteilung los, in einer vollständig abgeschirmten Umgebung.

Diese erste Abteilung waren die Finanzen. Dort hilft KI bei der Arbeit mit Finanzdaten und Dashboards sowie beim Strukturieren und Schreiben von Förderanträgen, mit einem KI-Fördermittel-Assistenten, der eigens für ROC van Twente entworfen wurde. Weil klein angefangen und Schritt für Schritt getestet und verbessert wurde, gab es schnell sichtbare Ergebnisse.

Das Ergebnis

Die Wirkung blieb nicht auf eine Abteilung beschränkt:

• KI wird in der Finanzabteilung erfolgreich eingesetzt;
• Security und IT haben zentral ihre volle Zustimmung gegeben;
• das Vertrauen in KI wächst in der Organisation;
• Marketing & Kommunikation ist eingestiegen und nutzt KI für Inhalte, Website-Texte und Optimierung;
• andere Abteilungen schließen sich aus eigener Initiative an.

Die Finanzabteilung wurde zum Botschafter. Statt einer verordneten Nutzung entsteht jetzt Nachfrage aus der Organisation selbst: Abteilungen hören vom Erfolg und melden sich mit der Frage, ob es auch für sie funktionieren kann. Weil Sicherheit von Anfang an im Mittelpunkt stand, gibt es Vertrauen, und dieses Vertrauen macht das Skalieren möglich.